Verhaltenskodex der OK Legal IT GmbH
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
als modernes Unternehmen bekennen wir uns zu einer ökologisch und sozial verantwortungsvollen Unternehmensführung. Wir handeln stets in Übereinstimmung mit den jeweiligen rechtlichen Anforderungen und im Einklang mit unseren Unternehmenswerten.
Neben der fachlichen Leistung ist gesetzeskonformes und verantwortungsvolles Verhalten der Geschäftsführung, der Führungskräfte sowie aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen (zusammen:
„Beschäftigte“) eine wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit. Die Geschäftsführung und Führungskräfte sind sich dabei ihrer besonderen Vorbildfunktion bewusst.
Der vorliegende Verhaltenskodex soll uns dabei helfen, die rechtlichen Anforderungen und unsere Unternehmenswerte in unserer täglichen Arbeit umzusetzen. Er gilt zeitlich unbefristet für alle
Beschäftigten und für sämtliche Bereiche und Tätigkeiten der OK Legal IT GmbH.
Von unseren Geschäftspartnern erwarten wir eine vergleichbare Herangehensweise zur Umsetzung von Unternehmenswerten.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Volkmar Jacob
I. Integrität und Compliance
1. Einhaltung der Gesetze sowie interner Vorgabe
Wir erwarten von unseren Beschäftigten die strikte Einhaltung dieses Verhaltenskodexes sowie etwaiger spezifischer Compliance-Richtlinien oder -Anweisungen, die ggf. auch künftig zur Konkretisierung besonders wichtiger Themen erlassen werden.
Die Regelungen dieses Verhaltenskodexes stellen einen Mindeststandard dar. Soweit gesetzliche Vorgaben oder interne Verfahrensanweisungen strengere Anforderungen vorsehen, gehen diese dem Verhaltenskodex vor und sind entsprechend zu beachten.
Verstöße gegen Gesetze, diesen Verhaltenskodex, interne Richtlinien oder Anweisungen können für Einzelne, aber auch für die OK Legal IT GmbH schwerwiegende Folgen haben. Sie können insbesondere Bußgelder oder auch Freiheitsstrafen nach sich ziehen.
Solche Verstöße werden von uns nicht toleriert und können zu Sanktionen gegen die betroffenen Personen (einschließlich arbeitsrechtlicher Maßnahmen, wie z.B. einer Kündigung) führen. Dies gilt auch dann, wenn das Fehlverhalten zum vermeintlich Besten des Unternehmens erfolgt.
2. Verhinderung von aktiver und passiver Korruption
Wir lehnen jede Form korruptiven Verhaltens nachdrücklich ab und vermeiden bereits den bloßen Anschein eines solchen Verhaltens.
Unsere Beschäftigten dürfen Geschäftspartnern im In- und Ausland keine Vorteile anbieten, versprechen oder gewähren, damit wir im Wettbewerb bevorzugt werden. Spiegelbildlich dürfen sie von Geschäftspartnern keine Vorteile fordern, sich versprechen lassen oder annehmen, um diese im Wettbewerb bevorzugen.
Dabei spielt es keine Rolle, ob ein solcher Vorteil materieller Art ist (wie z.B. im Fall von Geschenken oder einer Einladung zu einer Veranstaltung) oder rein immaterieller Art (wie z.B. im Fall der Verleihung von Ehrenämtern).
Im Umgang mit Amtsträgern gelten strengere gesetzliche Vorgaben, die ebenfalls zu beachten sind. Daher dürfen Amtsträgern keine Vorteile gewährt werden. Zu Amtsträgern zählen Beamte und Mitarbeiter von Behörden, aber auch Mitarbeiter von Unternehmen, die im Eigentum des
Staates stehen oder von diesem kontrolliert werden.
3. Fairer Wettbewerb
Wir sind dem freien und fairen Wettbewerb im Rahmen unserer Geschäftstätigkeiten verpflichtet.
Wir überzeugen im Wettbewerb durch Innovation sowie Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen. Wir erwarten von den Beschäftigten, dass diese die geltenden wettbewerbsund kartellrechtlichen Vorgaben einhalten.
Es ist insbesondere sicherzustellen, dass mit Wettbewerbern, Kunden (insbesondere Händlern) und Lieferanten keine verbotenen wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen werden –
etwa über Preise oder Verkaufsbedingungen, Markt-/ Kunden-/ Gebiets- oder Produktionsaufteilungen. Gleiches gilt für abgestimmte Verhaltensweisen, insbesondere vermittelt über den Austausch wettbewerbsrelevanter Informationen mit Konkurrenten.
Unternehmerische Entscheidungen werden vielmehr stets selbständig und unabhängig getroffen.
4. Vermeidung von Interessenkonflikten
Es ist die Pflicht der Beschäftigten, geschäftliche Entscheidungen nur im besten Interesse des Unternehmens und unbeeinflusst von möglichen persönlichen Vorteilen oder Erwägungen (wie z.B. Interessen der Beschäftigten, ihrer Familie oder Freunde) zu treffen. Konflikte zwischen
privaten Interessen und Interessen des Unternehmens sind zu vermeiden.
Solche Konflikte können z.B. dann entstehen, wenn Beschäftigte oder ihnen nahestehende Personen für andere Unternehmen tätig werden oder sich an ihnen beteiligen, und diese Unternehmen mit der OK Legal IT GmbH in Geschäftsbeziehungen oder in Konkurrenz stehen.
5. Geldwäscheprävention und Handelskontrollen
Geldwäsche beschreibt das Verfahren zur Einschleusung illegal erwirtschafteten Geldes bzw. von illegal erworbenen Vermögenswerten in den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf.
Wir handeln in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, und ergreifen daher entsprechende Maßnahmen, um sicherzustellen, dass erhaltene Geldmittel nur aus rechtmäßigen Quellen stammen. Jeder
Beschäftigte ist verpflichtet, bei Anhaltspunkten für Zahlungen aus illegalen Quellen die Geschäftsführung unverzüglich zu informieren; gleiches gilt bei sonstigen Zweifeln an der Zulässigkeit von Zahlungen (z.B. im Fall von unregelmäßigen Zahlungsvorgängen).
Zudem beachten wir die anwendbaren gesetzlichen Vorgaben zur Handelskontrolle (einschließlich Vorgaben zu Importen und Exporten).
6. Datenschutz und Informationssicherheit
Wir wissen um den hohen Stellenwert von Datenschutz und Informationssicherheit, gerade alsIT-Dienstleister. Der Schutz personenbezogener Daten von Beschäftigten, Kunden und sonstigen
Geschäftspartnern hat für uns eine herausragende Bedeutung.
Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten steht im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und trägt grundlegenden Prinzipien wie Rechtmäßigkeit und Transparenz, Datensparsamkeit und
Zweckbindung Rechnung. Wir ergreifen insofern nicht nur technische und organisatorische Maßnahmen, um ein möglichst hohes Niveau des Datenschutzes und der Informationssicherheit zu erreichen. Insbesondere sind auch alle Beschäftigten verpflichtet, in Übereinstimmung mit dem jeweils anwendbaren Recht und Gesetz zum Datenschutz und zur Informationssicherheit zu handeln.
7. Schutz des Unternehmenseigentums und von Geschäftsgeheimnissen
Unsere Beschäftigten gehen verantwortungsvoll und schonend mit dem materiellen Unternehmenseigentum (wie Computern oder Büroeinrichtungen) und immateriellen Unternehmenseigentum (wie Software und Know-how) um. Das Unternehmenseigentum darf nur
im Einklang mit seinem genehmigten Nutzungszweck verwendet werden. Die Beschäftigten nutzen das Unternehmenseigentum nicht für eigene, ungeeignete oder ungenehmigte Zwecke.
Insoweit ist gerade auch der Schutz unserer Geschäftsgeheimnisse (wie z.B. Know-How, Kundendaten oder Preiskalkulationen) von herausragender Bedeutung und Voraussetzung für unseren wirtschaftlichen Erfolg. Dieser Schutz wird insbesondere durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sowie Prozess- und Vertragsgestaltungen gewährleistet. Wir erwarten von unseren Beschäftigten, dass sie vertrauliche Informationen und
Geschäftsunterlagen (seien es solche vom Unternehmen selbst oder von unseren Geschäftspartnern) streng vertraulich behandeln und in geeigneter Weise vor Kenntnisnahme und unbefugten Zugriff durch Dritte schützen.
8. Buchführung und Dokumentation
Sämtliche Bücher und Aufzeichnungen von Geschäftsvorgängen sind unter Wahrung sowohl der gesetzlichen Bestimmungen als auch der internen Vorgaben korrekt und transparent zu führen und zu archivieren.
II. Einhaltung der Menschenrechte in der Lieferkette
Die Einhaltung der Menschenrechte ist uns ein besonderes Anliegen, weshalb wir uns zum Schutz
der Menschenrechte in Übereinstimmung mit der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der
Vereinten Nationen verpflichten.
- Keine Zwangs- oder Kinderarbeit
Wir dulden keine Form von Zwangs- oder Kinderarbeit. Wir achten insoweit die Übereinkommen Nr. 29, 105, 138 und 182 der Internationalen Arbeitsorganisation (IAO). - Vereinigungsfreiheit und Kollektivverhandlungen
Wir respektieren das Recht unserer Beschäftigten auf Koalitionsfreiheit, Versammlungsfreiheit sowie auf Kollektiv- und Tarifverhandlungen nach geltendem Recht. In keinem Fall werden unsere Beschäftigten wegen ihrer Entscheidung, einer Arbeitnehmervertretung beizutreten oder nicht beizutreten, in irgendeiner Form sanktioniert oder diskriminiert. Wir achten insoweit die IAOÜbereinkommen Nr. 87 und 98. - Das Verbot von Diskriminierung sowie fair Löhne und Arbeitszeiten
Wir dulden keine Form von Diskriminierungen, sei es aufgrund des Geschlechts, der ethnischen Herkunft, der Religion, des Alters, einer Behinderung, der Staatsangehörigkeit, der sexuellen Ausrichtung, der sozioökonomischen Klasse oder anderer gesetzlich geschützter Merkmale.
Körperliche Bestrafung, Belästigung jeglicher Art, psychische oder physische Angriffe, verbale Beschimpfungen oder Machtmissbrauch sind streng verboten.
Wir zahlen faire Löhne und gewähren sonstige Leistungen, die mindestens den am Beschäftigungsort gesetzlich gültigen Mindestlöhnen und -leistungen entsprechen. Weiblichen
und männlichen Beschäftigten wird für gleichwertige Arbeit das gleiche Entgelt gezahlt.
Wir achten die geltenden Arbeitszeitvorschriften und gewähren unseren Beschäftigten mindestens einen freien Tag pro Sieben-Tage-Woche.
Wir achten insoweit die IAO-Übereinkommen Nr. 100 und 111. - Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Es ist uns ein besonderes Anliegen, die Sicherheit und die Gesundheit der Beschäftigten zu erhalten. Lediglich ein solches Verhalten führt zu nachhaltigem wirtschaftlichem Erfolg.
Dementsprechend gestalten wir die betrieblichen Abläufe und das Arbeitsumfeld ordnungsgemäß und im Einklang mit den geltenden Arbeitssicherheits- und Arbeitsschutzgesetzen.
Auch die Beschäftigten haben dieses Ziel zu fördern und halten die Vorgaben zur Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz ein. - Bewahrung der natürlichen Ressourcen
Wir achten die gesetzlichen Vorgaben zum Umgang mit der Umwelt (spezifisch zu Land, Wäldern oder Gewässern) und verpflichten uns zum schonenden Umgang mit natürlichen Ressourcen.
III. Umsetzung des Verhaltenskodexes
1. Verhalten im Zweifelsfall/ Fragen
Soweit Zweifel/ Fragen bestehen, ob ein bestimmtes Verhalten zulässig ist, ist das Verhalten bis auf Weiteres zu unterlassen und die Geschäftsführung zu kontaktieren.
2. Freiwillige Mitwirkung
Sämtliche unserer Beschäftigten werden ermutigt, bei Auftreten eines Rechtsverstoßes oder eines zweifelhaften Geschäftsvorfalls, den Sie in ihrem Arbeitsumfeld in Bezug auf eine andere Person wahrnehmen, der Geschäftsführung zu melden. Dies kann z.B. ein Verdacht auf korruptive
Verhaltensweisen sein.
Durch diesen Verhaltenskodex wird niemand verpflichtet, Hinweise abzugeben. Sofern jedoch gesetzliche, vertragliche oder anderweitige Pflichten oder Obliegenheiten zur Abgabe von Hinweisen bestehen, bleiben diese unberührt.
Wir sichern unseren Beschäftigten zu, dass kein Beschäftigter, der gutgläubig aufgrund konkreter Anhaltspunkte ein mögliches Fehlverhalten anderer Personen meldet, Nachteile seitens der OK
Legal IT GmbH erfährt. Dies gilt selbstverständlich auch dann, wenn sich im Nachhinein herausstellt, dass kein Fehlverhalten vorlag.
3. Erwartung an unsere Lieferanten
Wir erwarten von unseren Lieferanten, zumindest gleichwertige Verhaltenskodizes anzuwenden.
Zudem ermutigen wir sie darin, die Inhalte dieses Verhaltenskodex auch in ihren Lieferketten durchzusetzen.
Wir behalten uns vor, die Anwendung dieses Verhaltenskodex bei unseren Lieferanten regelmäßig sowie anlassbezogen zu überprüfen. Dies kann insbesondere durch Fragebögen, anhand von Bewertungen oder mittels Auditierungen erfolgen.
Falls insoweit Zweifel hinsichtlich der Einhaltung dieses Verhaltenskodex bleiben, fordern wir den Lieferanten auf, geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Erforderlichenfalls wird die Kooperation beendet.
Rechte zugunsten Dritter sollen durch vorstehende Erwartungen nicht begründet werden.